Dane osobowe

POLITYKA TRANSPARENTNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Polityka Transparentności

Definicje

Administrator lub Open Life – Open Life Towarzystwo Ubezpieczeń Życie Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie przy al. Jana Pawła II 25, 00-854 Warszawa, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000292551, posiadająca numer REGON 141186640 i numer NIP 107-00-08-220, kapitał zakładowy zarejestrowany i w całości wpłacony wynosi 95 500 000 zł.

Dane osobowe – wszelkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies oraz innej podobnej technologii.

Polityka – niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych (polityka transparentności RODO).

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych).

Podmiot danych – każda osoba fizyczna, której dotyczą Dane osobowe przetwarzane przez Administratora.

Kontakt z Administratorem

Z Open Life można się skontaktować poprzez formularz kontaktowy pod adresem https://openlife.pl/kontakt/, adres email: info@openlife.pl, telefonicznie (w dni robocze; właściwe numery telefonów zostały wskazane na Stronie internetowej) lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail iod@openlife.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora, w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Danych osobowych.

Przetwarzanie danych przez Administratora

W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera i przetwarza Dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym w szczególności RODO, ustawą o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, ustawą o dystrybucji ubezpieczeń, przepisami szczególnymi umożliwiającymi stosowanie RODO oraz przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.

Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania Danych osobowych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania (np. przy zawieraniu umowy ubezpieczenia). Administrator dba o to, aby dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to konieczne.

Przetwarzając Dane osobowe, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane dotyczą. Gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony Danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator podejmie odpowiednie działania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Bezpieczeństwo danych osobowych

W celu zapewnienia integralności i poufności danych Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do Danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.

Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego partnerzy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.

Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka związanego z przetwarzaniem Danych osobowych i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

Cele oraz podstawy prawne przetwarzania

Korespondencja e-mailowa i tradycyjna

W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy, inną zawartą z nim umową lub w inny sposób niepowiązanej z jakąkolwiek relacją z Administratorem, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.

Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą.

Administrator przetwarza jedynie Dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej Danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

Kontakt telefoniczny

W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności obsługi zapytania i rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez Administratora działalnością.
Rozmowy telefoniczne Infolinii są nagrywane, o czym na początku rozmowy osoba fizyczna jest w odpowiedni sposób informowana. Rozmowy są rejestrowane w celu monitorowania jakości świadczonej usługi oraz weryfikacji pracy konsultantów, a także w celach statystycznych. Nagrania są dostępne wyłącznie dla dedykowanych pracowników Administratora oraz osób obsługujących infolinię Administratora. Dane osobowe w postaci nagrania rozmowy są przetwarzane:

w celach związanych z obsługą klientów i interesantów za pośrednictwem infolinii – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do świadczenia usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
w celu monitorowania jakości obsługi i weryfikacji pracy konsultantów obsługujących infolinię, jak również w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na dbaniu o jak najwyższą jakość obsługi na rzecz klientów i interesantów, a także najwyższą jakość pracy konsultantów oraz prowadzenie analiz statystycznych dotyczących komunikacji telefonicznej.

Rezerwacja wizyt w siedzibie Open Life

W celu rezerwacji wizyty w siedzibie Open Life za pośrednictwem odpowiedniej funkcjonalności na stronie www.openlife.pl dane osobowe użytkownika są przetwarzane na podstawie zgody użytkownika na podstawie art. 6 ust. 1 lit a. RODO. Dane zebrane na podstawie wskazanej zgody wykorzystywane są jedynie na potrzeby dokonania rezerwacji wizyty oraz jej potwierdzania lub odwołania za pośrednictwem komunikacji mailowej. Zgoda wyrażona przez użytkownika przy elektronicznej rezerwacji wizyty jest dobrowolna, jednak niezbędna dla elektronicznej rezerwacji wizyty.

Kontrola wstępu do lokali administratora

W związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia Administrator kontroluje wstęp do lokali i na teren przez niego zarządzany. Zebrane w ten sposób dane nie są wykorzystywane do innych celów. Dane osobowe zbierane w rejestrze wejść i wyjść są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz utrzymania porządku na terenie obiektu, oraz ewentualnie w celu obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora lub ustalenia i dochodzenia roszczeń przez Administratora. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia znajdujących się na terenie zarządzanym przez Administratora oraz ochrony jego praw.

Rekrutacja

W ramach procesów rekrutacyjnych Administrator oczekuje przekazywania Danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest przesłanie przez kandydata dokumentów aplikacyjnych do Administratora. W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.

Dane osobowe są przetwarzane:

w przypadku, gdy podstawą zatrudnienia jest umowa o pracę: w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy);
w przypadku, gdy podstawą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna: w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa ani przez Administratora, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata lub kandydatki oraz ustalenia warunków współpracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie warunków ewentualnej współpracy;
w celu ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W zakresie, w jakim Dane osobowe są przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody, można tę zgodę wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie Danych osobowych dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są po sześciu miesiącach – o ile wcześniej zgoda nie została wycofana.

Podanie danych w zakresie określonym w art. 221 Kodeksu pracy jest wymagane – w przypadku ubiegania się o zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę – przez przepisy prawa, w tym przede wszystkim przez Kodeks pracy, zaś w przypadku zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną – przez Administratora.Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia danej kandydatury w procesie rekrutacyjnym. Podanie innych danych, wykraczający poza wskazany wyżej zakres, jest dobrowolne.

W przypadku planowanych rekrutacji prowadzonych przez Administratora, zakres żądanych Danych osobowych w odniesieniu do konkretnego stanowiska oraz pełne informacje o ich przetwarzaniu są zamieszczane w ogłoszeniu rekrutacyjnym.

Przetwarzanie danych osobowych w związku z prowadzeniem działalności ubezpieczeniowej w dziale I – ubezpieczenia na życie

Z uwagi na prowadzoną przez Administratora działalność ubezpieczeniową, poniżej wskazane zostały kluczowe cele przetwarzania Danych osobowych, niezależnie od informacji przekazywanych osobom fizycznym podczas zbierania Danych osobowych, w tym podczas zawierania umów ubezpieczenia.

Dane osobowe, w kluczowych procesach przetwarzania Danych osobowych, są przetwarzane:

w celu dokonania oceny czy umowa ubezpieczenia jest odpowiednia do potrzeb osoby fizycznej – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
w celu oceny ryzyka ubezpieczeniowego (w przypadku umów ubezpieczenia na życie o charakterze ochronnym z oceną ryzyka), w tym profilowania i wykonania umowy ubezpieczenia (w przypadku jej zawarcia) – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
w celu wykonania Umowy ubezpieczenia, w zakresie niezbędnym z uwagi na cel i rodzaj ubezpieczenia Towarzystwo Ubezpieczeń przetwarza m.in. dane osobowe, dane adresowe, dane kontaktowe, dane dotyczące zdrowia Ubezpieczonych lub uprawnionych z Umowy ubezpieczenia, zawarte w Umowach ubezpieczenia lub oświadczeniach składanych przed zawarciem Umowy ubezpieczenia lub objęciem ochroną ubezpieczeniową – podstawą prawną są przepisy ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej i kodeksu cywilnego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
w celu obsługi zgłoszonego roszczenia, w tym wypłaty świadczenia – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami prawa, w szczególności w zakresie działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej oraz rozpatrywania reklamacji przez podmioty rynku finansowego) oraz niezbędność do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami,
w celu podejmowania ewentualnych czynności związanych z przeciwdziałaniem przestępstwom ubezpieczeniowym, w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa na szkodę Administratora w celu i zakresie niezbędnym do zapobiegania temu przestępstwu – podstawą prawną przetwarzania jest wypełnienie przez Administratora obowiązków wynikających z ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) lub niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość zapobiegania i ścigania przestępstw popełnianych na szkodę,
w celu wypełnienia przez Administratora obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu),
w celu wypełnienia przez Administratora danych obowiązków związanych z identyfikacją klientów, będących podatnikami Stanów Zjednoczonych Ameryki, wynikających z umowy z dnia 7 października 2014 r. pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej oraz Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki w sprawie poprawy wypełniania międzynarodowych obowiązków podatkowych oraz wdrożenia ustawodawstwa FATCA (zwanej Umową FATCA)[1] oraz ustawy z dnia 9 października 2015 r. o wykonywaniu Umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki w sprawie poprawy wypełniania międzynarodowych obowiązków podatkowych oraz wdrożenia ustawodawstwa FATCA, a także na potrzeby realizacji obowiązków nałożonych przez ustawę z dnia 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami (CRS)[2] – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych wynikającego z przepisów o wypełnianiu międzynarodowych obowiązków podatkowych oraz wdrożenia ustawodawstwa FATCA oraz przepisów o automatycznej wymianie informacji podatkowej z innymi państwami (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
w celu reasekuracji ryzyk ubezpieczeniowych – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w postaci ograniczenia negatywnego wpływu ryzyka ubezpieczeniowego, związanego z zawieraną umową ubezpieczenia,
w celu ewentualnego ustalania i dochodzenia roszczeń Administratora lub obrony przed roszczeniami zgłaszanymi wobec Administratora – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
w celu oceny satysfakcji z usług na podstawie prawnie uzasadnionych interesów tj. kontroli przebiegu i podnoszenie standardów realizowanych usług na podstawie zebranych opinii, przez okres obowiązywania umowy ubezpieczenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
w celu rozpatrywania wniosków, skarg i reklamacji innych niż związane z procesem likwidacji szkody – na podstawie przepisów Ustawy o rozpatrywanie reklamacji przez podmioty rynku finansowego, o Rzeczniku Finansowym i Funduszu Edukacji Finansowej, a po tym okresie w celach archiwizacyjnych, na podstawie prawnie uzasadnionych interesów tj. kontroli prawidłowości prowadzenia tych postępowań (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
w celu windykacji i dochodzenia roszczeń oraz obrony w postępowaniach przed sądami i organami państwowymi na podstawie prawnie uzasadnionych interesów, tj. możliwości dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń bądź przedawnienia karalności czynu popełnionego na szkodę Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
w celu ustalania na ich podstawie wysokości składek ubezpieczeniowych oraz rezerw techniczno- ubezpieczeniowych dla celów wypłacalności i rezerw techniczno-ubezpieczeniowych dla celów rachunkowości Ubezpieczających, Ubezpieczonych lub uprawnionych z Umowy ubezpieczenia przez okres 12 lat od dnia rozwiązania Umowy ubezpieczenia. Podstawa prawna przetwarzania danych jest Ustawa o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Profilowanie

Dane osobowe są wykorzystywane do profilowania tj. do oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu co jest obowiązkiem wynikającym z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Dane osobowe mogą być przetwarzane w systemach informatycznych Administratora, ale nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego (bez udziału człowieka) podejmowania decyzji wywołujących wobec osób, których dane dotyczą skutki prawne.
Towarzystwo Ubezpieczeń może podejmować decyzje w indywidualnych przypadkach, opierając się wyłącznie o zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie, danych osobowych w celu ustalania przyczyn i okoliczności zdarzeń losowych lub ustalania wysokości świadczeń ubezpieczeniowych – w przypadku danych osobowych dotyczących Ubezpieczonych, Ubezpieczających i uprawnionych z Umowy ubezpieczenia – pod warunkiem zapewnienia osobie, której dotyczy zautomatyzowana decyzja, prawa do otrzymania stosownych wyjaśnień co do podstaw podjętej decyzji, zakwestionowania tej decyzji, wyrażenia własnego stanowiska oraz do uzyskania interwencji ludzkiej – podstawą prawną są przepisy ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej.

Przetwarzanie danych osobowych podmiotów wykonujących czynności dystrybucyjne ubezpieczeń

Administrator, współpracując z podmiotami wykonującymi czynności dystrybucyjne ubezpieczeń, przetwarza ich Dane osobowe w sposób szczegółowo określony w umowach zawieranych z tymi podmiotami (w szczególności osobami fizycznymi wykonującymi czynności agencyjne).

Inne cele marketingowe przetwarzania Danych osobowych zostały wskazane w Polityce prywatności strony www, znajdującej się pod adresem: https://www.openlife.pl/rodo/polityka-prywatnosci/ w tym przetwarzanie w oparciu o informacje zebrane na podstawie plików cookies w zakresie ustawionych preferencji Użytkownika w przeglądarce.

Przetwarzanie danych osobowych członków personelu kontrahentów lub klientów współpracujących z administratorem

W związku z zawieraniem umów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Administrator pozyskuje od kontrahentów/klientów dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. członków zarządu, osób reprezentujących podmiot przy zawieraniu umowy, osób uprawnionych do kontaktu, składających zamówienia, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych Danych osobowych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.

Takie Dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy, a także podmiotom uzyskującym dostęp do danych w oparciu o przepisy prawa.

Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem innych umów

W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy handlowej, Administrator przekazuje Podmiotowi danych szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jego danych osobowych. Takie informacje będą przekazywane w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania Danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratora działań na żądanie Podmiotu danych, przed zawarciem umowy.

Zbieranie danych w innych przypadkach

W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera Dane osobowe także w innych przypadkach – np. poprzez budowanie i wykorzystywanie trwałych wzajemnych kontaktów biznesowych (networking) podczas spotkań biznesowych, na wydarzeniach branżowych, nawiązywanie kontaktów poprzez profesjonalne media społecznościowe, jak LinkedIn czy też poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

Odbiorcy danych

W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania Danych osobowych, dane mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności podmiotom świadczącym usługi z zakresu dystrybucji ubezpieczeń, usług IT, usług przechowywania, archiwizacji i usuwania dokumentów, usług windykacyjnych, usług prawnych lub kadrowych oraz agencjom marketingowym, podmiotom audytowo-doradczym, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.

Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Podmiotu danych właściwym organom, w szczególności organowi nadzoru nad działalnością ubezpieczeniową – Prezesowi Komisji Nadzoru Finansowego lub Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, bądź innym podmiotom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

Przekazywanie danych poza EOG

Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”) jest różny od tego zapewnianego przez prawo Unii Europejskiej. Z tego powodu Administrator przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego mechanizmu ochrony, przede wszystkim poprzez:

współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych;
stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.

Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania Danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

Okres przetwarzania danych osobowych

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. ze względów bezpieczeństwa), dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.

Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych

Prawa podmiotów danych

Podmiotom danych przysługują następujące prawa:

prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i okresie przechowywania danych;
prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych Danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na Danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak również wskazanego podmiotu;
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu Danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody do czasu jej wycofania;
prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie Danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony Danych osobowych, Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu Podmiotu danych, jego miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalsze informacje oraz dane kontaktowe organu są dostępne pod adresem: www.uodo.gov.pl).

Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw

Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można zgłosić:

w formie pisemnej na adres: Open Life Towarzystwo Ubezpieczeń Życie S.A., al. Jana Pawła II 25, 00-854 Warszawa.
drogą elektroniczną na adres e-mail: info@openlife.pl lub iod@openlife.pl.

Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania.

Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika. Ze względu na bezpieczeństwo danych Administrator zaleca posługiwanie się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.

Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach przedłużenia terminu realizacji żądania.

W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Administratora elektronicznie, odpowiedzi udziela się również elektronicznie, chyba że zażądano udzielenia odpowiedzi w innej formie. W innych przypadkach odpowiedzi udziela się pisemnie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora umożliwia kontakt drogą elektroniczną, odpowiedź jest przesyłana drogą elektroniczną.

Spółka przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń Podmiotów danych. Rejestr żądań przechowywany jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych.

Zasady pobierania opłat

Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku:

zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna); w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 50 zł. Powyższa opłata zawiera koszty administracyjne związane z realizacją żądania;
zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle częstych) lub ewidentnie nieuzasadnionych; w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 50 zł. Powyższa opłata zawiera koszty prowadzenia komunikacji oraz koszty związane z podjęciem żądanych działań;

W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu tej osoby, jej miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zmiany polityki przetwarzania danych osobowych

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.

Aktualna wersja Polityki obowiązuje od dnia 15 grudnia 2025 r.

Pobierz dokument w formacie pdf.

Masz pytania?
Czekamy na naszej infolinii:

801 222 333
lub
+48 22 118 94 99

Zapraszamy w godzinach:
9:00 – 16:00 pn-pt

Wizyty osobiste w siedzibie Open Life TU Życie S.A.,
w dni robocze: 9:00 – 16:00

Open Life Towarzystwo Ubezpieczeń Życie Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie przy Al. Jana Pawła II 25, 00-854 Warszawa, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000292551, posiadająca numer REGON 141186640 i numer NIP 107-00-08-220, kapitał zakładowy zarejestrowany i w całości wpłacony wynosi 95 500 000 zł.

Al. Jana Pawła II 25
00-854 Warszawa

Sekretariat Zarządu:

+48 22-270-11-11

fax: +48 22 118-94-89

e-mail: info@openlife.pl

Produkty

Dla partnerów biznesowych

Obsługa klienta

Zaloguj się
Reklamacje i pytania
Zgłoszenie roszczenia
Wypłaty z ubezpieczenia
Komunikacja elektroniczna

RODO

Dane osobowe
Polityka prywatności

Open Life